Plan de Actividades

4.- Plan de actividades elaborado con las acciones la mejora establecidas para el proceso abordado, el cual deberá contener:

A) Generación de oportunidad de mejora

Cómo buscar y encontrar ideas

Al innovar estratégicamente, se está buscando formas de mejorar el negocio ya sea en el desarrollo de nuevos productos o servicios, procesos nuevos o mejorados, nuevos métodos de comercialización o nuevos o mejores métodos organizacionales.

Las formas habituales suelen ser: a) llevar los productos existentes a nuevos clientes, lo que puede requerir algunas modificaciones del viejo producto; (b) productos nuevos que se crean y se venden a los mismos clientes y (c) desarrollar productos nuevos para nuevos clientes, siendo este último el caso más riesgoso.

Cualesquiera sean las estrategias adoptadas, se deben generar ideas. Estas pueden provenir de diversas fuentes, que podemos clasificar en internas y externas, según se produzcan dentro o fuera de la organización.

Como fuentes internas que nos pueden proveer de información muy útil están:

•  Registros y estadísticas: Al analizar los registros y estadísticas se puede detectar tendencias, deficiencias o carencias en productos y servicios, ver qué áreas o aspectos mejorar, qué ha ocurrido, etc.
•  Informes y auditorías: Los informes y auditorías efectuados en el interior de la empresa o por personal externo también pueden ser valiosos.
• Informes de éxitos o fracasos: Estudiar por qué se fracasó o se tuvo éxito con determinada experiencia anterior genera información valiosa.
• Quejas y reclamos: También pueden provenir de quejas y reclamos o de la investigación  y observación, además del personal o talento humano, es decir, los empleados y ejecutivos. Las quejas y reclamos constituyen oportunidades valiosas para mejorar productos, servicios y procesos.

B) Selección de alternativas:

Un error que se comete con mucha frecuencia es pasar directamente a la búsqueda de soluciones sin antes haber analizado a fondo la situación o problema que se pretende resolver. Como se sabe, una buena definición de la situación puede ayudar mucho, ya que un análisis detallado del problema y cada una de las facetas y matices que lo componen y caracterizan dan pautas y pistas que conducen a mejores alternativas de solución. 

En la selección de alternativas existen herramientas que pueden ser útiles como el “esquema de los cinco interrogantes básicos”, que trabaja en forma sistemática, los aspectos más importantes de un problema o situación que se desea resolver: ¿Qué? - ¿Cuándo? - ¿Dónde? - ¿Quién? - ¿Cómo?

Esquema de los Cinco Interrogantes Básicos

¿QUÉ?	¿En qué consiste exactamente el tema que se está tratando? ¿Cuál es la situación global de la que forma parte el problema o asunto? ¿Cuál es la dimensión del problema? ¿Qué sucedería si no se hace nada para encontrar una solución? ¿Qué sucedería si se retrasa la solución? ¿Es más fácil analizar el problema si se divide el problema en partes? ¿Cuáles son esas partes? ¿Existen otros problemas relacionados con el problema o situación analizada?
¿CUÁNDO?	¿En qué momento se produjo el problema o situación? ¿Cuándo se detectó? ¿Es un problema viejo que se está repitiendo? ¿Cómo se resolvió? ¿Dio resultado o por qué no funcionó? ¿Cuándo debe estar resuelto?
¿DÓNDE?	·       ¿En qué áreas de la empresa se originó el problema? ·       ¿Cuáles son las áreas más afectadas? ·       ¿Repercute en otras áreas? ·       ¿Dónde debemos buscar la solución?
¿QUIÉN?	¿Quién detectó el problema? ¿Quién es responsable de que se produjera? ¿Quién sería el responsable de darle solución? ¿A quién deberíamos consultar durante el proceso de búsqueda de solución? ¿Debemos recurrir a personas externas de la empresa
¿CÓMO?	¿Cómo se detectó inicialmente el problema? ¿De qué forma afecta a los resultados globales de la empresa? ¿Cómo afecta a los procesos, procedimientos y sistemas de trabajo de la empresa? ¿Cómo se resolvió antes?

Análisis de los “Por qué en Secuencia”

Otra técnica de diagnóstico es el “Análisis del ¿Por qué – por qué?”. La mecánica es sencilla y consiste en que a partir de una declaración inicial del problema, se plantea un primer ¿por qué? del cual se obtendrán diferentes vertientes o posibilidades de análisis.

Método ¿Por qué – por qué?

Se trata de llegar a las verdaderas razones o causas de un problema, por lo cual deberá tratarse de llevar la secuencia lo más lejos posible. Por ejemplo, si se tienen pocas ventas, ¿por qué puede ocurrir esto?; las respuestas pueden ser: mala atención a los clientes, inventarios obsoletos, pocas visitas a la sala de ventas y para cada una de estas posibles razones se vuelve a consultar el por qué. Las causas de la atención deficiente pueden ser por ejemplo, personal mal capacitado, bajos salarios o bajas comisiones.

C)    5w + 1H

5W1H es una expresión común para definir el proceso de planificación, compuesto por 5W y 1H, que son los aspectos que debemos cubrir para tener una planificación adecuada.

Son las preguntas lógicas que debe contener todo procedimiento e instructivo de trabajo para desempeñar correctamente cierta actividad.

Las 5 W y 1 H:

What – Qué                                          Why- Porque
Who – Quien                                       Where- Donde
When - Cuando